作為一家企業(yè)，您所做的一切都可以分為您和您的行業(yè)獨有的不同流程。盡管如此，所有公司都應該在其流程中努力實現(xiàn)三件事——效率、質(zhì)量和員工安全。

但是你怎么能做到呢？這個問題的答案是三個簡單的字母——SOP。

本文將討論為什么您應該關心 SOP、它們的外觀、如何開始編寫 SOP 以及將您的業(yè)務提升到一個新水平可能需要的任何其他內(nèi)容。
 

SOP 代表什么？

SOP 是“標準操作程序”的縮寫。它是一份內(nèi)部文件，詳細說明了執(zhí)行流程的正確方法以及所有其他相關信息（例如，必要的設備、健康和安全隱患等）。

擁有SOP對公司來說有多重要？

在我們深入了解編寫 SOP 的細節(jié)之前，值得探索它們可以為您的業(yè)務帶來什么?？赡艿膬?yōu)勢清單很長，不同的公司重視不同的東西。

為了讓您更好地了解預期結(jié)果，以下是 SOP 可以為您的公司做些什么的幾個示例：

• 確保符合合規(guī)標準
• 更有效地培訓新員工
• 防止制造故障
• 滿足生產(chǎn)要求
• 保障員工安全
• 執(zhí)行最佳實踐
• 遵守時間表

然而，并非所有公司都受益于標準化的操作程序。流程簡單的小型組織不一定需要為其活動創(chuàng)建這些技術文檔。

 

同時，SOP 對于運營更復雜和精密的大公司（例如，制造、能源、物業(yè)維護等）至關重要。

SOP 是什么樣子的？

標準操作程序有多種形式。它們在用例、范圍、格式和類型上可能有所不同。我們將分別解決這些問題，但首先，讓我們看看您可能遇到并想要創(chuàng)建的 SOP 類型。

SOP的類型：

a) 技術 SOP——最常見的 SOP 類型，普通員工使用它來導航與工作相關的標準流程

b) 管理 SOP——一種特殊類型的 SOP，由管理人員用來指導技術 SOP 的創(chuàng)建、分發(fā)和監(jiān)督

無論類型如何，標準操作程序通常都包含相同的信息。在下一節(jié)中，我們將重點介紹如何編寫 SOP 示例。

SOP 必須包括：

1. 扉頁——通常包括標題、程序編號、相關部門、出版日期和簽名。

2. 目錄——應該為讀者提供文檔所有部分、子部分和相關頁碼的名稱。

3. 程序——由多個小節(jié)組成，總的來說，應提供有關所描述程序的所有必要信息

1. 范圍——定義程序的對象（例如，部門、團隊）、目的、限制、輸入/輸出等。

2. 術語——解釋語言，包括讀者可能不知道的首字母縮略詞和短語

3. 程序描述——詳細描述程序及其每個步驟以及從開始到結(jié)束的順序

4. 補充信息——提供完成每個步驟所需的額外細節(jié)（必要的決定、可能的障礙、“假設”場景、故障排除技巧等）

5. 健康與安全警告——警告員工潛在的危險，應附在各個步驟中，并編入單獨的小節(jié)

6. 所需設備和用品——列出讀者成功完成程序所需的一切

4. 指標——定義指標以跟蹤此過程，以監(jiān)控和評估一段時間內(nèi)的流程效率（生產(chǎn)量、機器停機時間等）

上面描述的大部分部分不需要進一步解釋。畢竟，我們相信您知道目錄是什么樣子的。但是，關于編寫程序，我們還有很多話要說。

如何編寫標準操作程序

記錄和解釋程序可能非常困難，尤其是如果您以前從未做過。因此，這份關于如何開始編寫 SOP 的便捷分步指南可能會有所幫助。

第 1 步）了解您的目標

在開始寫作之前，了解您希望通過 SOP 實現(xiàn)的目標至關重要。首先，考慮流程是否需要標準操作程序。

如果您決定這樣做，請檢查是否已經(jīng)存在——有人可能在您之前有過相同的想法。

在確定流程需要 SOP 并且還沒有 SOP 之后，定義其目標。然后你就可以開始寫作了。
 

第 2 步）收集專業(yè)知識

盡管您可能熟悉該過程，但您很可能不是執(zhí)行該過程的人。SOP 制造旨在為任何人（無論新員工與否）提供完成流程所需的所有信息和洞察力。

要創(chuàng)建真正有用的 SOP，您需要獲得所有的實踐經(jīng)驗。因此，召集所有每天從事這項工作的知識淵博的人，將他們安排在一個房間或打電話。

許多過程的細微差別是部落知識——僅通過口耳相傳的信息，并沒有在任何地方記錄下來。因此，員工有時會在離開時分享不正確的信息或帶走他們的見解。

你可以通過寫下、測試并最終將你學到的部落知識融入你的 SOP來阻止這種情況的發(fā)生。
 

步驟 3) 定義范圍

在起草 SOP 之前，您還應該定義其范圍。有些流程可能非常復雜，涉及多個部門、團隊等。但實際上，它們可能只是幾個流程連接成一個。

如果您為其編寫 SOP 的流程屬于這種情況，您應該考慮將其分解為更小的、孤立的流程，只涉及一個部門或團隊。即使這意味著為其每個部分創(chuàng)建單獨的 SOP。請記住，標準操作程序首先應該是易于理解的。
 

第 4 步）了解您的聽眾

為了讓您的 SOP 盡可能易于理解，請在寫作時考慮到您的聽眾。

考慮誰會閱讀你的文檔——他們的背景、語言技能、技術能力、公司資歷等。讓這些信息影響你使用的單詞和短語以及你給出的詳細解釋的數(shù)量。
 

步驟 5) 選擇格式

編寫 SOP 時，最好使用您的同事已經(jīng)熟悉的格式。但如果您的公司沒有任何預先存在的 SOP，您可以選擇最適合自己的布局。

通常用于標準操作程序的 3 種格式是：

1. 簡單的步驟——最常見的標準操作程序模板，非常適合簡單的流程，它可以是帶有簡短明了句子的項目符號或編號列表。

2. 分層步驟——最適合更復雜的流程，由帶有“子步驟”的項目符號或編號列表組成，用于所需的決策和變化。

3. 流程圖——用于最復雜的過程，有許多可能的結(jié)果、需要的決定、變化等。
 

步驟 6) 記錄程序

做完所有準備工作后，您終于可以開始寫作了。至此，這應該不會給您帶來任何麻煩。記住你的目標和范圍，并確保使用你的同事給你的所有有用信息。

返回我們關于 SOP 必須包含的內(nèi)容的部分，并將其與您的文檔進行比較，以確保您記得包含所有必要的部分。
 

步驟 7）測試、審查、實施和改進

完成 SOP 后，還有一些工作要做。首先，通過自己檢查流程來測試文檔的有效性。然后，與您的同事分享和審閱它。使用您的發(fā)現(xiàn)和他們的反饋來糾正錯誤或進行任何其他必要的更改。

當您感到滿意時，就可以將您的標準操作程序發(fā)布并實施到您公司的流程中。這過去是通過打印輸出來完成的，但現(xiàn)在，最好是在線進行，這樣員工就可以在需要時訪問和使用 SOP。

然后，你等著。跟蹤您的相關指標，并在一段時間后（最好是 6-12 個月）返回您的 SOP 并進行審查。您可能會發(fā)現(xiàn)一些效率低下、錯誤等。使用這些發(fā)現(xiàn)來進行更改和改進您的文檔，以便在未來很長一段時間內(nèi)繼續(xù)幫助您的員工。
 

創(chuàng)建 SOP 的更好方法

這就是創(chuàng)建標準操作程序所需了解的一切?；蛘呷绻麤]有更好的方法的話。你可以讓你的生活更輕松一些，而不是自己做所有事情，您可以找華昊企管精益管理咨詢團隊幫您解決