精益已被證明是在一些要求最苛刻的行業(yè)（如軟件開發(fā)、制造、建筑等）中管理團(tuán)隊(duì)的有效模式。在這方面的一個(gè)重要作用是，該方法易于理解，并且在正確實(shí)施時(shí)可以快速產(chǎn)生影響。

什么是 5 條精益管理原則？

1. 識(shí)別價(jià)值

要為精益流程奠定基礎(chǔ)，您首先需要確定團(tuán)隊(duì)的工作價(jià)值。您需要區(qū)分增值活動(dòng)和浪費(fèi)活動(dòng)。 對(duì)每個(gè)人來說，就它達(dá)成共識(shí)是至關(guān)重要的，所以這應(yīng)該是一項(xiàng)集體活動(dòng)。

要了解什么是價(jià)值，請(qǐng)考慮您努力的最終產(chǎn)品以及您的客戶從中獲得了什么。根據(jù)定義，價(jià)值是您的客戶為您支付的一切費(fèi)用。然而，一些團(tuán)隊(duì)并沒有為公司的客戶創(chuàng)造直接價(jià)值，而是提高了組織交付的整體價(jià)值（例如，QA 團(tuán)隊(duì)）。 

在這種情況下，客戶就是您的公司。例如，質(zhì)量保證團(tuán)隊(duì)工作的價(jià)值是他們捕獲的錯(cuò)誤數(shù)量，從而確保整個(gè)公司向最終用戶交付有價(jià)值的產(chǎn)品。 

精益確定 了 7 種浪費(fèi)。廢物活動(dòng)可以歸類為純粹的和必要的。它們之間的主要區(qū)別在于，一些浪費(fèi)活動(dòng)是支持增值活動(dòng)所必需的，而純粹的浪費(fèi)活動(dòng)只會(huì)對(duì)精益工作流程造成損害。 

回到軟件開發(fā)的例子，質(zhì)量保證是必要浪費(fèi)的最明顯例子。它不會(huì)為最終客戶產(chǎn)生直接價(jià)值，但可以確保開發(fā)過程的價(jià)值不會(huì)丟失。

2.映射價(jià)值流

精益五項(xiàng)原則中的第二項(xiàng)是關(guān)于價(jià)值流的。這就是為什么在您確定了您的團(tuán)隊(duì)所創(chuàng)造的價(jià)值之后，將其通往客戶的路徑可視化很重要。在精益管理中，這通常是在 看板的幫助下完成的。看板是一種工具，用于繪制流程的每一步，從而可視化團(tuán)隊(duì)的價(jià)值流。作為豐田生產(chǎn)系統(tǒng)的一部分開發(fā)，它奠定了精益管理的基礎(chǔ)，基本看板是一個(gè)垂直的平面，由柱子劃分為任何任務(wù)的三個(gè)主要狀態(tài)：

•已請(qǐng)求
•進(jìn)行中
•已完成

盡管以這種方式可視化您的工作流程是一個(gè)好的開始，但您應(yīng)該考慮通過包括構(gòu)成每個(gè)階段的步驟來更精確地映射您的流程。例如，“請(qǐng)求”階段可能有兩個(gè)步驟——收到訂單和準(zhǔn)備開始。通常，“進(jìn)行中”包含最多的步驟。

在軟件開發(fā)環(huán)境中，您通常會(huì)有技術(shù)設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試等步驟，以及至少幾個(gè)審查階段。

首次繪制價(jià)值流圖時(shí)，您應(yīng)該專注于增值步驟以創(chuàng)建精益流程。隨著流程的發(fā)展，請(qǐng)務(wù)必偶爾更正它。

3. 創(chuàng)建流程

在精益世界中，流程是一個(gè)關(guān)鍵概念。由于任何形式的等待都是一種浪費(fèi)，因此在創(chuàng)造價(jià)值流時(shí)，您的目標(biāo)是確保從您收到訂單的那一刻到您將訂單交付給客戶的那一刻的順利交付。

創(chuàng)建流暢流程的主要障礙是流程中的瓶頸。作為經(jīng)理，您應(yīng)該注意工作流程中任務(wù)的進(jìn)展情況。密切關(guān)注任務(wù)卡住的地方，這樣您就可以了解為什么會(huì)發(fā)生這種情況。瓶頸可能是由于某個(gè)階段的能力不足，等待外部利益相關(guān)者等。

任何流程中最常見的瓶頸是審查階段，因?yàn)榇蠖鄶?shù)時(shí)候，審查工作項(xiàng)目的人比提交它的人少，而且通常，審查人員會(huì)不知所措。

緩解流程中的瓶頸對(duì)于創(chuàng)建順暢和精益的流程至關(guān)重要。如果你不能緩解瓶頸，至少要確保保護(hù)任何現(xiàn)有的不被堵塞。

一種簡(jiǎn)單的方法是限制您的團(tuán)隊(duì)可以同時(shí)進(jìn)行的工作量。考慮到這一點(diǎn)，您應(yīng)該與您的團(tuán)隊(duì)就該主題進(jìn)行討論，并就可接受的 WIP 限制達(dá)成一致，以幫助他們實(shí)現(xiàn)最大效率。

確保他們了解多任務(wù)處理對(duì)他們的生產(chǎn)力有多么有害，并嘗試不同的限制，直到您實(shí)現(xiàn)任務(wù)的順暢流動(dòng)。

4. 建立拉動(dòng)

在您創(chuàng)建了工作流程之后，精益原則的第四條要求我們建立一個(gè)拉動(dòng)系統(tǒng)。這個(gè)想法很簡(jiǎn)單，只有在有需求并且您的團(tuán)隊(duì)有空閑能力時(shí)才開始新工作。您的目標(biāo)應(yīng)該是產(chǎn)生客戶實(shí)際需要的價(jià)值并避免生產(chǎn)過剩。

為了清楚地顯示它，讓我們看看在拉系統(tǒng)與典型的推模型中如何處理分配。

在推送系統(tǒng)中，創(chuàng)建任務(wù)然后分配給開發(fā)人員。某人，通常是某種類型的經(jīng)理或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)將需要完成的工作單元分配給團(tuán)隊(duì)成員。簡(jiǎn)而言之，工作被推到將要完成的人身上。

在拉取系統(tǒng)中，必須處理的任務(wù)存儲(chǔ)在隊(duì)列中。當(dāng)前未處理任何事情的開發(fā)人員將進(jìn)入隊(duì)列并獲取他們能夠處理的具有最高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目。做這項(xiàng)工作的人拉出任務(wù)并開始處理它們。

作為精益組織，您的目標(biāo)是以最有效的方式為客戶提供價(jià)值。確保這一點(diǎn)的一個(gè)好方法是關(guān)注每個(gè)任務(wù)的兩個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)：

• 周期
• 吞吐量

任務(wù)的周期時(shí)間是您的團(tuán)隊(duì)為完成任務(wù)而積極努力的時(shí)間，而吞吐量是您在預(yù)定義的時(shí)間范圍內(nèi)完成的任務(wù)數(shù)量。

作為希望實(shí)施 5 條精益原則和精益實(shí)踐的領(lǐng)導(dǎo)者，您應(yīng)該以縮短周期時(shí)間為目標(biāo)，從而提高團(tuán)隊(duì)的吞吐量。

5. 尋求持續(xù)改進(jìn)

精益原則與持續(xù)改進(jìn)的概念密切相關(guān)，持續(xù)改進(jìn)是精益管理的一個(gè)組成部分。

您的目標(biāo)是通過專注于增強(qiáng)為客戶創(chuàng)造最大價(jià)值的活動(dòng)，同時(shí)消除盡可能多的浪費(fèi)活動(dòng)，不斷改進(jìn)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)流程。

借助Plan-Do-Check-Act等方法可以實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，這被稱為 PDCA，但更多的是您必須在團(tuán)隊(duì)中激發(fā)的一種心態(tài)。為了幫助您的團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，您應(yīng)該考慮領(lǐng)導(dǎo)他們的方式。

如果您是喜歡控制每一項(xiàng)活動(dòng)和微觀管理甚至執(zhí)行小任務(wù)的傳統(tǒng)管理者之一，那么您可能必須改變自己的風(fēng)格并實(shí)施共享的領(lǐng)導(dǎo)模式。

只有當(dāng)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都對(duì)自己的任務(wù)負(fù)責(zé)時(shí)，持續(xù)改進(jìn)才能開花結(jié)果。當(dāng)他們甚至無法自己處理最小的問題時(shí)，這可能會(huì)很困難。更加信任他們的專業(yè)知識(shí)，并根據(jù)他們的表現(xiàn)及時(shí)增加他們的獨(dú)立性。

當(dāng)然，這并不意味著你應(yīng)該讓你的團(tuán)隊(duì)成員松懈。這就是為什么要實(shí)施的一個(gè)很好的精益/敏捷實(shí)踐是每天的站立會(huì)議，你可以讓他們負(fù)責(zé)。在那里，每個(gè)人都會(huì)解釋他們?cè)谇耙惶熳隽耸裁?，他們今天打算做什么，以及他們前進(jìn)的道路上是否有任何障礙。

除了應(yīng)用精益的 5 項(xiàng)原則中的每一項(xiàng)外，您還有責(zé)任啟發(fā)您的團(tuán)隊(duì)并幫助他們理解為什么每項(xiàng)精益原則都很重要，以將它們作為一種文化來接受。 

在實(shí)施精益之前，讓您的團(tuán)隊(duì)為變革做好準(zhǔn)備

盡管精益管理基于精益的 5 條原則，但在應(yīng)用它們之前，您需要讓您的團(tuán)隊(duì)、部門甚至整個(gè)組織為變革做好準(zhǔn)備。

設(shè)定明確的目標(biāo)

首先，您需要知道您的最終目標(biāo)是什么，并與團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人進(jìn)行溝通。您想通過在公司內(nèi)部實(shí)施精益流程來實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？

是否優(yōu)化了您的工作流程，以便您可以更快地交付產(chǎn)品？您是否正試圖因此而提高您的整體業(yè)務(wù)盈利能力？或者，您想通過使其在未來更具可持續(xù)性來確保您的業(yè)務(wù)的生存能力？

無論目標(biāo)是什么，都需要明確定義。通過這種方式，您將能夠分享實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的路徑，激勵(lì)人們與您一起踏上旅程，并通過消除在您實(shí)現(xiàn)完美過程中出現(xiàn)的任何障礙來幫助他們。

建立精益思維

一旦你知道了實(shí)施的結(jié)果，你就需要在你的團(tuán)隊(duì)中整合精益思維。

處理人為因素并讓每個(gè)人都參與進(jìn)來可能是一個(gè)重大挑戰(zhàn)。這就是為什么在開始之前，您需要向您的團(tuán)隊(duì)成員解釋什么是精益，并確保他們不僅從組織的角度，而且從個(gè)人的角度理解精益的好處。

精益流程旨在通過消除浪費(fèi)和培養(yǎng)共享領(lǐng)導(dǎo)的環(huán)境來提供卓越的客戶價(jià)值，讓您的團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)更多責(zé)任并尋求持續(xù)改進(jìn)。一旦你的同事明白這一點(diǎn)，他們就會(huì)更有可能接受這種變化。

重要的是你領(lǐng)導(dǎo)變革，而不是管理變革。

從小處著手，尋找變革推動(dòng)者

一個(gè)好的做法是從一個(gè)團(tuán)隊(duì)開始，然后將精益實(shí)踐傳播到各個(gè)部門，最終將您的整個(gè)公司轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)精益組織。

如果你在企業(yè)層面工作，你應(yīng)該組建一個(gè)由不同團(tuán)隊(duì)成員組成的臨時(shí)試點(diǎn)小組，這樣他們?cè)诨氐皆瓉淼年?duì)友身邊后就可以充當(dāng)變革推動(dòng)者。

例如，如果您有一個(gè)由多個(gè)獨(dú)立工作的團(tuán)隊(duì)組成的大型 RnD 部門，您應(yīng)該從每個(gè)團(tuán)隊(duì)中尋求志愿者。

確保他們適合變革推動(dòng)者的一個(gè)好方法是只選擇不僅熱情而且在團(tuán)隊(duì)中有影響力的人（例如，高級(jí)成員、非正式領(lǐng)導(dǎo)者等）。一旦你奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，介紹精益管理的 5 條原則。

總之

成功的精益實(shí)施需要深刻理解其背后的理論。要回答“如何開始精益項(xiàng)目？”之類的問題，我們建議您先了解精益的 5 條原則。在采取第一步在您的組織中實(shí)施精益流程時(shí)，您應(yīng)該：

• 向您的組織展示精益理念，并確保他們了解預(yù)期的變化以及它將如何使整個(gè)組織受益。
• 首先將增值活動(dòng)與浪費(fèi)活動(dòng)分開。
• 在看板上可視化您交付給客戶的價(jià)值流。
• 通過緩解或保護(hù)流程中的瓶頸，為您的客戶創(chuàng)造順暢的價(jià)值交付流程。
• 僅在有需求時(shí)才拉新工作，并且您有空閑容量。
• 采用適當(dāng)?shù)奈幕瘉韺?shí)現(xiàn)流程的持續(xù)改進(jìn)。