周例會，一件非常簡單又非常難做到的事情。很多公司的周例會開得確實不怎么樣，怎么開的都有。

 

有的是流水賬式，主持人宣布會議開始，甚至有的都沒說開始就自個開始了，毫無儀式感，每個人按照既定的順序，把自己想說的話一下，大家說完了，主持人說：“會議到此結(jié)束！”于是各自散去。

 

有的是一言堂式，只要老板來了，主持人說：“會議開始，請某某總講話…… ”總經(jīng)理說了上周的工作，說了工作中的問題，對大家提出了工作要求，講完了。主持人說，請大家針對某某總發(fā)言談自己想法。“沒有想法，好，希望大家認(rèn)真執(zhí)行，散會！”于是各自散去。

 

有的是聊天式，并沒有固定之模式，想說什么的都有，到時間就結(jié)束，各自散去。

 

高效率周例會，要借鑒早會的形，夕會的勢，重新定位，做出創(chuàng)新。

 

怎么開好周例會呢？

 

要知道如何開好會，我們已經(jīng)有一句口號：會而議、 議必決、決必行、行必果。

 

但除了口號，還需要一個可操作性強的套路，今天我們就講這個套路，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院里開，就更容易記住。這個英文單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。

 

• 目的（Purpose）

• 議程（Agenda）

• 時間（Timed）

• 信息（Information）

• 結(jié)果（Outcomes）

 

1. 會議的目的（Purpose）

 

會議一定要有目的，而且這個目的應(yīng)該具體。有沒有想過，周例會的目的是什么？通過跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實現(xiàn)。總之，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實際問題。

 

2. 議程（Agenda）

會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率?？梢詠韨€三段論：

 

• 上周行動計劃目標(biāo)的完成情況；

• 過程中好的方面及存在的問題，需要改進(jìn)的地方；

• 新的行動計劃和目標(biāo)、責(zé)任人。

 

3. 時間（Timed）

周例會時間相對也固定下來，比如在星期幾的某一個時間段，控制在1個小時基本就可以了，超過1.5個小時的會議多數(shù)在浪費時間。如果覺得會議內(nèi)容太多，1個小時時間不夠，怎么辦？那就精減會議內(nèi)容，直到控制在1小時之內(nèi)。這樣最后才能

 

4. 信息（Information）

其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應(yīng)強化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動計劃和目標(biāo)上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。

 

5. 結(jié)果（Outcomes）

會議要有結(jié)果，并不僅僅指會議紀(jì)要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實：

• 目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)是什么？

• 責(zé)任人是誰？

• 完成日期是何時？

• 資源保障是什么？

• 誰來檢查？

• 怎樣追究沒有落實的事和人？

 

總之一切是為了落地，否則會議的結(jié)果就是零。發(fā)現(xiàn)問題，只是為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。

 

五條原則，不僅體現(xiàn)了會而議、 議必決、決必行、行必果，更蘊含著PDCA的管理過程，如果做到了閉環(huán)，就會使各項工作不斷得到改進(jìn)和提升。

 

周例會具體流程：

 

一、組織：周例會由各部門自行組織，公司行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)

 

二、前期準(zhǔn)備：在周例會之前，部門內(nèi)員工要對自己上一周的工作先行總結(jié)，對于結(jié)果與計劃偏離較大的事項，要尋找到根源，并制定改善行動點；部門主管要對本部門上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，并對計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對于需要改進(jìn)的事項制定改善行動點

三、宣布開始：會議召集人準(zhǔn)時宣布會議開始

 

四、員工總結(jié)：首先是部門內(nèi)部員工對自己上周的工作進(jìn)行總結(jié)，對于工作結(jié)果與工作計劃偏離較大的事項，將接受部門主管的質(zhì)詢，確定改善行動點

 

五、部門總結(jié)：部門主管對本部門上周的工作進(jìn)行回顧，對沒有完成目標(biāo)的事項進(jìn)行分析，找出原因，制定改善行動點，并形成本部門周度總結(jié)報告

 

六、計劃：在周例會上，部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計劃和個人工作計劃，確定工作要點和完成期限，并填在周度計劃表內(nèi)

 

七、會議總結(jié)：會議結(jié)束前，會議召集人對本次會議過程進(jìn)行回顧，并對形成的決議和行動點進(jìn)行總結(jié)

 

八、整理紀(jì)要：每次會議，必須進(jìn)行詳細(xì)地記錄，會后要整理出會議紀(jì)要，部門例會會議紀(jì)要要交行政部門存檔

 

九、落實：對于會議中形成的決議和行動點，由各部門負(fù)責(zé)組織實施，追蹤和檢核，以保證會議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。

 

 

知道如何開會，對許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但做好很難，一般會存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現(xiàn)象。

 

8個人的會議，本來1個小時就能解決問題，結(jié)果延長到了2個小時，這就整整浪費了一個人一天的工作量。如果會議的內(nèi)容并沒有解決什么問題，或者會議的內(nèi)容沒有落實，浪費的就更多。

 

如果一個部門共有10個人，他們的周例會能夠控制在1個小時之內(nèi)，僅這一項工作，就能節(jié)約出20個小時，相當(dāng)于節(jié)約出0.5個人手出來。

 

您說：開好一個周例會重要嗎？