壹、前言：

　　「管理」對(duì)大家來(lái)說(shuō)是相當(dāng)熟悉的名詞，舉凡生產(chǎn)管理、品質(zhì)管理、研發(fā)管理、行銷管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資訊管理-----等等，各企業(yè)組織內(nèi)的干部在進(jìn)行各項(xiàng)管理活動(dòng)，并不斷地轉(zhuǎn)動(dòng)PDCA) 管理循環(huán)輪，而在推動(dòng)全公司品質(zhì)管制(TQC / CWQC)的整體活動(dòng)中，要配合方針管理、機(jī)能別管理與部門別管理組成一嚴(yán)密的架構(gòu)，全公司員工全力以赴，改善企業(yè)體質(zhì)，向世界一流挑戰(zhàn)。

貳、中小企業(yè)在管理上的問(wèn)題點(diǎn)

　　部門別管理所要進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)以及工作細(xì)則都很繁雜，而且各部門間彼此也相互關(guān)連，環(huán)環(huán)相扣，若各部門(單位)沒(méi)有認(rèn)清自己的角色，而造成整體環(huán)節(jié)的運(yùn)作失靈，則整個(gè)公司的營(yíng)運(yùn)將出現(xiàn)「雜亂」、「窮忙」、「停頓」，干部每天上班像似拼命三郎徒勞無(wú)功。譬如公司人事管理部門其職掌應(yīng)包括人力資源開(kāi)發(fā)、人事制度、員工獎(jiǎng)懲、人才培育、員工諮詢-----等，但人事單位卻也跟其他單位反應(yīng)公司薪資福利不好，而不能自主探討薪資福利政策的問(wèn)題點(diǎn)，提出解決的建議或決策，所以部門別管理要能上軌道的首要條件是各部門(單位)的「任務(wù)職掌」須明確。

一、制定部門(單位)的任務(wù)職掌

　　所謂部門(單位)的任務(wù)就是公司所賦予該單位的角色，該單位所必需擔(dān)負(fù)的使命，必需要做的、要管的業(yè)務(wù)，任務(wù)職掌明確才能讓各單位有使命感，并與部門主管共同擬定具體的中長(zhǎng)期目標(biāo)；依據(jù)方針目標(biāo)，提出重點(diǎn)業(yè)務(wù)的月計(jì)畫(huà)，并將月計(jì)畫(huà)展開(kāi)到各主辦的月計(jì)畫(huà)、週計(jì)畫(huà)，如此就能讓全員了解重點(diǎn)業(yè)務(wù)是什幺，重點(diǎn)業(yè)務(wù)的執(zhí)行由主管來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，貫徹到基層員工，促成工作更活性化。

　　同時(shí)，針對(duì)單位例行的工作，由主管展開(kāi)到各主辦的工作細(xì)則，并將工作細(xì)則的作業(yè)方法寫(xiě)成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明書(shū)，授權(quán)基層員工依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行作業(yè)，主管定期查核并做好異常管理，協(xié)助部屬解決重大問(wèn)題；就是上級(jí)臨時(shí)交辦事項(xiàng)也必須明確表明所要達(dá)成的目標(biāo)(目的、績(jī)效、期限)及重點(diǎn)，這樣才能順利展開(kāi)，分層負(fù)責(zé)達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

　　如何使任務(wù)職掌明確，除了組織的規(guī)劃以及主管的認(rèn)同外，部屬的態(tài)度意識(shí)也是很重要，由單位主管依據(jù)公司組織規(guī)劃原則制定任務(wù)職掌與職務(wù)說(shuō)明書(shū)，讓全員有責(zé)任感，自覺(jué)為企業(yè)中的一要員；主管授權(quán)部屬，增強(qiáng)部屬的責(zé)任感，公司要隨時(shí)進(jìn)行OJT( on the job Training)在職教育訓(xùn)練，讓員工找到更適合的職位，自我盡責(zé)、打造精益，使工作意愿高昂，企業(yè)與員工才能共創(chuàng)價(jià)值。

二、邁向精益管理與改善

　　任務(wù)職掌明確后，針對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行的結(jié)果如何管理，現(xiàn)場(chǎng)主管執(zhí)著「好還要更好」的想法；譬如不良率昨天3%，今天控制2%，明天要求1%以下；若今天生產(chǎn)量10,000個(gè)，明天要求產(chǎn)量10,500個(gè)；------造成單位「體力」透支，必須藉著主管的「蠻牛強(qiáng)心劑」加班，才能達(dá)成，這對(duì)于體質(zhì)不良的單位，大概沒(méi)多久就會(huì)受不了，造成主管請(qǐng)辭，人員流動(dòng)、設(shè)備超過(guò)負(fù)荷而故障；生產(chǎn)量太多，庫(kù)存量增加，造成無(wú)效的浪費(fèi)，所以管理必須推動(dòng)「精益」與「改善」。

首先說(shuō)明「精益」，就是要徹底消除企業(yè)體內(nèi)的任何投入資源的浪費(fèi)，以創(chuàng)造出更多的利益產(chǎn)出，使企業(yè)賺取更多的錢。員工推動(dòng)精益的要領(lǐng)為：

  (1) 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的貫徹

  (2) 業(yè)務(wù)執(zhí)行結(jié)果由基層人員就自主做好日常管理(每日、每週作業(yè)記錄)

  (3) 每月主管徹底轉(zhuǎn)動(dòng)PDCA管理循環(huán)輪

　　筆者在此以曾診斷輔導(dǎo)一家小型家電K公司(未導(dǎo)入ERP系統(tǒng))的例子加以說(shuō)明：生管的管理項(xiàng)目之一為請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)作業(yè)延誤件數(shù)設(shè)定基準(zhǔn)5件/月以下，因此要執(zhí)行管好請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)延誤的第一步驟就是訂出請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)作業(yè)各流程的管理時(shí)效，制定標(biāo)準(zhǔn)化，讓全體相關(guān)人員了解并依請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序執(zhí)行，而生管主辦員必須針對(duì)每件的請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)，依據(jù)查核點(diǎn)檢查，做好每日(件)的管理，當(dāng)有異常發(fā)生時(shí)，生管主辦員必須進(jìn)行應(yīng)急措施，打電話追蹤採(cǎi)購(gòu)詢問(wèn)廠商催促等，將延誤消除，若有解決不了時(shí)，則必須立即呈報(bào)主管處理，主管針對(duì)當(dāng)天的問(wèn)題必須明確指示作法，部屬依據(jù)指示作業(yè)，不能等到停工待料再來(lái)緊張窮忙。

　　精益的工作，除了基層的日、週管理外，最重要的是，有沒(méi)有定期作統(tǒng)計(jì)分析、檢討，主管每月月初應(yīng)召集部屬開(kāi)會(huì)檢討上個(gè)月管理項(xiàng)目，若有在基準(zhǔn)內(nèi)，則授權(quán)部屬維持作業(yè)；若是管理結(jié)果低于基準(zhǔn)，則表示本月可能受某些異常原因影響，主管必須利用QC手法找出異常真因，探討公司制度上有沒(méi)有解決問(wèn)題之對(duì)策或作法，以K公司生管的例子，請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)延誤六月份共10件，經(jīng)統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)因螺栓與螺絲的延誤件數(shù)8件就佔(zhàn)了80%，造成採(cǎi)購(gòu)困難而延誤，在這個(gè)時(shí)候，主管若沒(méi)有追根究底，解決問(wèn)題的決心，只要求生管員催料，而不會(huì)去探討制度的合理性，像螺絲、螺栓這種材料庫(kù)存列為C類零件，造成延誤而影響到生產(chǎn)排程，再加上請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)費(fèi)用的浪費(fèi)，因此，好的主管一定會(huì)檢討請(qǐng)(採(cǎi))購(gòu)程序，提出修訂意見(jiàn)；主管能徹底轉(zhuǎn)動(dòng)PDCA管理循環(huán)，維持實(shí)力非但做得好，而且會(huì)使水準(zhǔn)略為提昇。

「改善」就是提昇實(shí)力，其要領(lǐng)有三：

    (1) 全員分擔(dān)改善的工作

    (2) 依循改善歷程及計(jì)畫(huà)進(jìn)行

    (3) 突破現(xiàn)狀，找出新的改善案 (Know-How)

　　主管在每季結(jié)束或年底時(shí)，應(yīng)就改善主題與TOP高階層確認(rèn)后，將迫切需要改善主題與部屬共同討論，將問(wèn)題展開(kāi)為更完整的專案改善案例，改善的進(jìn)行必須有計(jì)畫(huà)性的進(jìn)行持續(xù)不斷活用QC七大手法、跨部門專業(yè)技術(shù)，運(yùn)用QCC品管圈團(tuán)體創(chuàng)造力深入探討，突破現(xiàn)狀，透過(guò)問(wèn)題分析與解決，找出最佳改善成效。

　　改善案實(shí)施效果很好，則必須檢討或修改該項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并納入標(biāo)準(zhǔn)化作法，以提昇基準(zhǔn)至改善后實(shí)力；若改善案實(shí)施效果不如理想，則應(yīng)再接再厲，提出修正改善案，再試行并確認(rèn)效果。

參、小結(jié)語(yǔ)

　　在自由化、國(guó)際化的沖擊下，中小企業(yè)邁向精益管理與改善活動(dòng)在各單位內(nèi)是持續(xù)不停的，公司內(nèi)基層人員偏重在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)的規(guī)範(fàn)，高階層偏重在管理改善，而中階層干部則同時(shí)并重，應(yīng)適當(dāng)制定出各部門(單位)的任務(wù)職掌，以及強(qiáng)化PDCA管理循環(huán)輪功能，動(dòng)員全員腦力與勞力來(lái)改善，員工所從事的都是價(jià)值創(chuàng)造的工作，并能透過(guò)知識(shí)管理方式以及標(biāo)準(zhǔn)化程序，作為培育后進(jìn)專業(yè)人員之用，以提昇企業(yè)經(jīng)營(yíng)體質(zhì)，創(chuàng)造利潤(rùn)。

參考資料：

(1) 經(jīng)濟(jì)部中小企業(yè)發(fā)展雜誌　

(2) 日本能率協(xié)會(huì)顧問(wèn)公司(JMAC)著--「工廠管理實(shí)務(wù)」 

(3) 工商時(shí)報(bào)